Sau khi thành lập, doanh nghiệp đã chính thức có tư cách pháp nhân, được nhân danh chính mình để giao kết hợp đồng và thực hiện những hoạt động sản xuất – kinh doanh khác. Tuy nhiên, để việc vận hành thuận lợi và tránh việc bị phạt, công ty cần thực hiện ngay những công việc dưới đây:
1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Giấy đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc gửi trực tiếp Giấy đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp tới Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh thuộc Cục Quản lý đăng ký kinh doanh.
(Hiện nay đã được thực hiện đồng thời khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp)
2. Treo biển tên công ty
Khoản 4 Điều 37 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:
“4. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.”
Điều 34 Luật Quảng cáo 2012 quy định về biển hiệu của tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh như sau:
“1. Biển hiệu phải có các nội dung sau:
a) Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
b) Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
c) Địa chỉ, điện thoại.”
Như vậy, sau khi thành lập, đăng ký kinh doanh, Công ty phải thực hiện lắp đặt biển tại trj sở công ty với nội dung, kích thước phù hợp theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Quảng cáo và văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
Với hành vi không treo biển hiệu tại trụ sở, biển hiệu không đúng nội dung, kích thước theo quy định, tổ chức có thể bị phạt tiền từ 10 triệu đến 40 triệu đồng (theo Nghị định 38/2021/NĐ-CP). Ngoài ra Doanh nghiệp vi phạm bị khóa mã số thuế và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
3. Kê khai và nộp lệ phí môn bài
Hiện nay, các doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc sản xuất – kinh doanh theo Điều 3 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm c Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, công ty vẫn cần nộp tờ khai lệ phí môn bài.
Thời hạn nộp tờ khai chậm nhất ngày thứ 30 kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đối với năm tiếp theo là ngày 30/01 hàng năm.
Mức thuế môn bài mà doanh nghiệp phải đóng hàng năm tùy thuộc vào vốn điều lệ của công ty, cụ thể:
+ Vốn điều lệ Trên 10 tỷ đồng, lệ phí môn bài hàng năm là: 3 triệu đồng/năm;
+ Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống, lệ phí môn bài hàng năm là: 2 triệu đồng/năm;
4. Đăng ký và kích hoạt chữ ký số điện tử (USB Token)
Hiện nay việc quản lý thuế, kê khai, đóng thuế, bảo hiểm xã hội, … đã được thực hiện thông qua hình thức điện tử. Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương với con dấu của doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc trên. Vì vậy, công ty cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để đặt mua chữ ký số và đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế.
Khi đăng ký sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Bản sao hợp lệ Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật (ví dụ: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).
5. Tổ chức bộ máy kế toán
Căn cứ Điều 1 và Điều 2 của Luật kế toán 2015, sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì công ty phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm hoặc thuê đơn vị hành nghề để thực hiện ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách kế toán; nộp các loại báo cáo thuế, quyết toán thuế, theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán. Trong trường hợp không bổ nhiệm kế toán trưởng công ty có thể bị phạt hành chính lên tới 20 triệu đồng (theo Điều 17 Nghị định 41/2018/NĐ-CP).
Rất nhiều công ty mới thành lập thường bỏ qua hoặc không thực sự chú tâm đến công tác này, dẫn đến phát sinh nhiều rắc rối trong các đợt thanh tra và quyết toán thuế từ các lỗ hổng của hồ sơ sổ sách kế toán.
Do vậy, song song với việc chuẩn bị các điều kiện khác, chủ doanh nghiệp cần chú trọng tìm kiếm và bổ nhiệm kế toán để hạn chế những rủi ro về tài chính trong quá trình hoạt động.
6. Đăng ký mua và Phát hành hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, nếu không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế hoặc chuyển dữ liệu muộn hơn so với thời hạn quy định thì có thể bị xử phạt hành chính lên tới 20 triệu đồng (Căn cứ: Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
7. Các công việc khác
7.1 Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký khai và nộp thuế điện tử
Hiện nay không có quy định nào bắt buộc phải doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng, tuy nhiên việc có tài khoản giao dịch online đem lại nhiều lợi ích, như:
– Nộp thuế mà không phải đến trực tiếp ngân hàng hoặc kho bạc;
– Thuận tiện trong giao dịch với khách hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí;
– Các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thông qua hình thức chuyển khoản.
Đồng thời, pháp luật doanh nghiệp hiện hành không yêu cầu doanh nghiệp thông báo số tài khoản ngân hàng cho Sở Kế hoạch – Đầu tư, nhưng sau khi có tài khoản ngân hàng, công ty vẫn phải thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 08-MST Thông tư 105/2020/TT-BTC.
7.2 Xây dựng và đăng ký nội quy lao động
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải có Nội quy lao động bằng văn bản.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động thì doanh nghiệp phải nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
7.3 Đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động
Theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, nếu doanh nghiệp có những đối tượng là người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, là người quản lý điều hành doanh nghiệp có hưởng lương thì phải kê khai số lượng người lao động đó đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đặt trụ sở.
Nếu doanh nghiệp có người lao động thuộc đối tượng bắt buộc đóng bảo hiểm xã hội mà không đóng sẽ bị xử phạt, truy thu đóng bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội.
7.4 Kê khai thuế định kỳ
7.4.1 Tờ khai nộp thuế Giá trị gia tăng, thuế Thu nhập cá nhân, thuế Thu nhập doanh nghiệp
Doanh nghiệp chú ý nộp loại loại tờ khai thuế (Giá trị gia tăng, thuế Thu nhập cá nhân, thuế Thu nhập doanh nghiệp, ) theo quy định sau:
– Theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
– Theo quý: Chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
Kể từ ngày 01/07/2020, khi Luật quản lý thuế 2019 có hiệu lực thi hành, thời hạn nộp tờ khai thuế theo quý được quy định thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
– Theo năm: Chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.
– Tờ khai thuế theo từng lần phát sinh: Chậm nhất là ngày thứ mười, kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế.
7.4.2 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo thời hạn sau:
– Theo quý:
+ Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4;
+ Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7;
+ Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10;
+ Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.
Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).
– Theo tháng: chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
7.4.3 Báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán năm
– Doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính chậm nhất là 90 ngày – kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
– Tờ khai quyết toán năm: Chậm nhất là ngày thứ chín mươi, kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm.
Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp theo thời hạn nêu trên sẽ bị xử phạt từ 400.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ
Xem thêm: Mức phạt chậm nộp hồ sơ thuế theo quy định mới nhất
7.5 Thành lập công đoàn
Khi có ý nguyện thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Công đoàn); thì trước tiên, những người lao động sẽ phải tổ chức Ban vận động thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp và nên liên hệ Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nơi gần nhất hướng dẫn, giúp đỡ, hỗ trợ việc thành lập Công đoàn.
Điều kiện để có thể thành lập Công đoàn là phải có ít nhất 05 đoàn viên Công đoàn Việt Nam; hoặc, phải có ít nhất 05 người lao động có đơn tự nguyện xin gia nhập Công đoàn Việt Nam.
Trân trọng./.
Luật sư Đinh Tiệp & Partner: 094 173 9928 – luatsudinhtiep@gmail.com
Xem thêm:
– Dịch vụ thành lập doanh nghiệp
– Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
– Dịch vụ Luật sư riêng/pháp chế cho doanh nghiệp